Gestión de Documentos

Normas Relacionadas: ISO 9000, ISO 14000, ISO 20000 (ITIL), ISO 22000 (HACCP), OHSAS 18000, OHSAS 18000, ISO/IEC 17025, ISO/TS 16949, COBIT, FDA 21 CFR part 11 y 820, AS/NZS 4360, SOX

La Gestión de Documentos tiene como objetivo automatizar toda la gestión, aumentar la capacidad de capturar, compilar, crear, registrar, editar, almacenar y controlar toda la distribución, tanto de documentos físicos, como electrónicos. Esta posibilidad de controlar y gestionar documentos se ha tornado una necesidad estratégica para la competitividad, posibilitando la participación de las empresas en los negocios sujetos a aceleradas modificaciones de mercado; a la vez que aumenta la productividad y se reducen los costos.

La gestión estratégica de administración de documentos de Isosystem es apoyada por importantes pilares:

Captura de Documentación – Los documentos pueden ser adicionados en el sistema de dos maneras distintas – los documentos físicos son digitalizados e importados para el sistema, o los documentos electrónicos son adicionados directamente en el sistema por los usuarios.

Documento Físico – El sistema fornece una forma segura y confiable para hacer todo el control y almacenaje de los documentos físicos.

Gestión del Ciclo de Vida del Documento - El sistema ofrece recursos necesarios para la Gestión de todo el ciclo de vida de un documento en un ambiente colaborativo, en que profesionales distribuidos por espacios físicos distintos participan del proceso de elaboración o revisión de documento de una forma organizada.

Indexación de Documentos – El sistema de indexación crea y organiza documentos y facilita futuras búsquedas, tornando el sistema mucho más eficiente.

Consulta de Documento – El sistema de consulta usa las informaciones sobre los documentos, incluso el índice y el texto, haciendo con que la localización de los documentos sea mucho más ágil.

Control de acceso al documento – Puede ser creada una regla de acceso para todos los documentos, para que ellos estén disponibles solo para la persona autorizada, no dependiendo de si ella está en el ambiente de trabajo o accediendo remotamente, vía Internet (Web).

Gestión Electrónica de Documentos – Esta función cuenta con un modelo de Workflow para certificar y firmar electrónicamente los documentos. El proceso de Workflow es fácilmente creado o se puede también usar un modelo ya definido.

Módulos: Documentos y BI